Projectaanpak

 

 

Interactief gesprek met de klant

Een bedrijf dat interesse toont in een samenwerking met het VerpakkingsCentrum wordt uitgenodigd voor een interactief gesprek zodat de behoeften duidelijk kunnen afgestemd worden. Dit gesprek kan gecombineerd worden met een bezoek aan ons labo en/of een bezoek van onze medewerkers aan het geïnteresseerde bedrijf.

Vraag naar offerte

De vraag van een geïnteresseerd bedrijf kan mondeling of schriftelijk binnenkomen per post, fax of elektronisch per e-mail doorgestuurd worden. De aanvraag wordt in samenspraak met de verantwoordelijke voor de proeven besproken wat betreft de verschillende uitvoeringsaspecten (planning, moeilijkheidsgraad,…).
De potentiële klant ontvangt een antwoord op zijn vraag in de vorm van een offerte met vermelding van de onderzoeksstrategie, prijsinformatie en planning in tijd.

Indien de klant akkoord gaat met de offerte kan deze schriftelijk zijn akkoord geven of een geldige bestelbon van de firma versturen.
Indien de opdracht gedeeltelijk moet worden uitbesteed in onderaanneming, wordt de klant hiervan op de hoogte gesteld in de offerte.

Ontvangen van de te onderzoeken stalen

Bij aanvaarding van de voorgestelde offerte, wordt een testaanvraag ingevuld door de uitvoerder van de testen. Afspraken met betrekking tot het beheer van de teststalen of monsters gebeuren tussen het bedrijf en de uitvoerder van de testen.

Uitvoeren van de testen

Het uitvoeren van de testen gebeurt door de verantwoordelijke voor de testen of de uitvoerder. De procedure van het testen verloopt in samenspraak met de opdrachtgever en wordt vastgelegd op de testaanvraag. De test kan verlopen volgens internationaal aanvaarde normen, uitzonderingen in die testprocedures kunnen aangegeven worden door de opdrachtgever. Deze dienen schriftelijk gemeld te worden.

Aanvragen voor wijzigingen aan de originele testaanvraag, die gebeuren tijdens de uitvoering van de opdracht moeten schriftelijk aangevraagd worden.
De opdrachtgever kan op eigen verzoek tijdens het uitvoeren van de proeven aanwezig zijn.
Bij de opmerking van onregelmatigheden voor/tijdens/na de uitvoering van de testen, wordt een tweede persoon vanuit het VerpakkingsCentrum gecontacteerd voor een bespreking van de problematiek. Onmiddellijke actie wordt besproken en uitgevoerd. Indien geen corrigerende maatregelen kunnen genomen worden, wordt het bedrijf schriftelijk op de hoogte gebracht zodat een terugkoppeling vanuit het bedrijf voor sturing van de testen mogelijk is.

Opstellen van eindrapport

Het eindrapport van de opdracht wordt geschreven door de uitvoerder van de test, volgens een vaste structuur.
Specifiek op aanvraag kan het eindrapport geformuleerd worden in de Europese talen Frans, Engels of Duits. De normale formulering is algemeen Nederlands.

Weergave van de resultaten van het eindrapport

De resultaten worden weergegeven in duidelijk omlijnde tabellen.
Indien enkel de statistisch verwerkte resultaten in het rapport worden weergegeven dan zijn de individuele gegevens bijgevoegd in bijlage. Gegevens van meetonzekerheid worden enkel weergegeven bij een statistisch verantwoord aantal onderzochte teststalen.
Rechtstreekse “outprints” van de testapparatuur met listing van individuele gegevens en/of figuren en/of grafieken kunnen eveneens als bijlage bijgevoegd worden ter ondersteunende verklaring van de samengevatte gegevens.

Wijzigingen in/aanvullingen aan het eindrapport

Op aanvraag van het bedrijf kunnen wijzigingen en/of aanvullingen gebeuren. Zij gebeuren in een nieuw geformuleerd eindrapport,

Afhandeling van de opdracht

De afhandeling van de opdracht gebeurt door ondertekening van het eindrapport door een tweede persoon (medewerker van het VC) buiten de schrijver van het rapport. De uitvoerder van de testen stuurt dit rapport naar de contactpersoon binnen het bedrijf. Een elektronische kopie van dit eindrapport kan op aanvraag verkregen worden. Facturatie van de opdracht gebeurt door het VerpakkingsCentrum in samenspraak met de uitvoerder van de test. Deze factuur wordt al dan niet samen met het eindrapport verstuurd naar de opdrachtgever door de uitvoerder van de test. Op aanvraag van de opdrachtgever wordt de factuur naar de dienst facturatie van de opdrachtgever verzonden. De opdrachtgever ontvangt dan een kopie van de factuur.

Opdrachten in onderaanneming

Indien een onderzoeksgedeelte van de opdracht niet kan uitgevoerd worden binnen het VerpakkingsCentrum, dan kan dit gedeelte uitbesteed worden aan een onderzoeksinstelling in onderaanneming. Deze informatie wordt in de offerte naar de opdrachtgever opgenomen. Hierdoor is het bedrijf op de hoogte van de onderaanneming.